6 Langkah Persiapan Tugas Luar Kota

4
357
views

Menurut hasil analisa kepribadian di sebuah kelas kepemimpinan yang kuikuti, aku dikategorikan sebagai pribadi yang mendetail. Ya, aku suka hal detail untuk mencegah things go wrong at their time. Hal itu tercermin di tugasku sehari-hari. Tapi, itu kulakukan agar semuanya berjalan mulus dan berstandar bagus—ISOA: ISO 2000nya Aku.

Sebagai pekerja, kita pernah ditugaskan ke luar kantor, kota, atau bahkan luar negeri oleh bos. Kaget, senang, nervous, atau kadang malas menggelayuti benak sebelum berangkat. Parahnya lagi, tugasnya berat di tempat yang asing. Persiapan dan riset tentang lokasi dan penugasan wajib disiapkan dengan matang—yah minimal setengah matang.

Jadi, simak enam langkah persiapan tugas ke luar kantor di bawah ini ya. Ingat, ini bisa tambah atau kurang.

dsc_6751
Foto pemandangan ketika aku akan mendarat di sebuah kota di bagian timur Indonesia dalam rangka penugasan. Coba tebak di mana.
  1. Berkoordinasi dengan narahubung tentang detail acara dan lokasi

Aku harus punya minimal satu orang narahubung yang bisa dihubungi dan ditanya tentang teknis acara, penjemputan, pengiriman dokumen atau bahan paparan, dan lain-lain di lokasi tujuan.

 

  1. Merencanakan perjalanan

Nah, aku harus membuat rencana perjalanan yang meliputi jadwal penerbangan, kereta, atau kapal termasuk transit, potensi kemacetan, delay, dan sewa kendaraan lokal. Aku biasanya minta tolong agar semua ini bisa diurus oleh rekan lain yang bisa mengurus. Ya, kita harus fokus pada substansi dan tujuan penugasan, jadi jangan sampai teralihkan. Dan, ingatlah selalu akan pentingnya kerja tim.

Jika belum mengetahui lokasi penugasan, aku biasanya Google atau bahkan Google Map dan Street View dulu semua lokasi yang akan didatangi agar mendapatkan gambaran utuh dan aku bisa familiar.

Administrasi perjalanan dinas juga perlu dilaporkan kepada departemen keuangan agar biaya dapat efektif dan efisien.

 

  1. Mempersiapkan materi presentasi atau dokumen

Ini bagian yang penting dan rumit. Setelah mengetahui jenis, tujuan, dan tema kegiatan, aku harus berkoordinasi dengan kolega lain. Jika materi yang dibutuhkan baru, maka aku harus susun dari awal. Namun, jika materi lama, aku bisa mutakhirkan data dan sesuaikan dengan kegiatan.

 

  1. Taklimat sebentar sebelum berangkat kepada bos

Walaupun bos sudah memberikan arahan, aku perlu ketemu sebentar untuk taklimat dan menyamakan persepsi tentang tujuan dan hasil yang diharapkan dari keberangkatan ini.

 

  1. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan

Aku tidak perlu jelaskan detail betapa pentingnya peralatan yang harus dibawa. Mereka adalah komputer jinjing, bank daya, remot presentasi, baterai cadangan, ponsel, komputer tablet, tas ransel atau koper, kartu nama, suvenir, obat-obatan pribadi, dll. Ingatlah, semua yang memiliki baterai harus sudah terisi penuh sebelum berangkat—percayalah.

  1. Positive mental attitude

Always believe that you can and will finish the job.

dsc_9633
Bahkan harus siap bertugas di pulau terpencil di utara Indonesia dengan speedboat saat siang atau subuh.

Itu saja persiapan yang menurutku diperlukan sebelum berangkat ke luar kantor. Ingat pepatah Latin: Si vis pacem, para bellum yang berarti If you want peace, prepare for war. Dalam konteks tulisanku ini, artinya adalah jika ingin tenang dalam bertugas, bersiaplah sebaik mungkin bahkan untuk hal-hal terburuk. Selamat menikmati penugasan teman.

Peace.

4 COMMENTS

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here